Dans un environnement ou nombre de Vétérinaires se retrouvent submergés par l’ensemble des tâches administratives qui leur incombent en tant que gérants d’entreprises et manageurs d’équipe, quel pourrait être l’avantage d’un logiciel SIRH pour améliorer votre quotidien ?
Vous êtes gérant d’une clinique Vétérinaire ? Vétérinaire Associé ? Combien de fois avez-vous eu le sentiment de perdre trop de temps sur la gestion de vos équipes, des plannings, des jours de repos, des jours de congés, etc. Missions qui restent cependant primordiales pour le bon fonctionnement de votre clinique.
La dématérialisation et la croissance de la numérisation de la gestion des ressources humaines deviennent des points incontournables d’aides à la gestion d’une entreprise.
Un Logiciel « SIRH » (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), permet de gérer et piloter beaucoup de composantes de la fonction RH d’une entreprise.
Qu’est-il possible de faire avec un SIRH ?
- Centralisez toutes vos données salariales, des informations personnelles, aux compétences techniques, diplômes, degré d’autonomie, service de préférence.
- Profitez de l’Intelligence Artificielle et des logiciels aux multiples paramètres croisés pour concevoir des plannings selon l’ensemble des caractéristiques que vous aurez programmé.
- Simplifiez vos fins de mois et la gestion de la paie, en connectant votre SIRH à votre logiciel de paie/celui de votre expert-comptable.
- Fluidifiez la communication avec vos équipes, en leur proposant un portail RH qui facilitera l’ensemble de leurs démarches.
Selon le degré de programmation de votre SIRH et le temps que vous aurez décidé de lui accorder, votre logiciel prendra en charge et simplifiera la gestion du volet RH au sein de votre structure.
L’avantage majeur d’intégrer les SIRH au sein vos cliniques vétérinaires reste la création d’une base de planning (qui reste modifiable par la suite) selon l’ensemble des paramètres croisés que vous aurez intégré. Le logiciel prendra en compte le taux horaire de la personne, son diplôme, ses compétences, son autonomie au sein d’un service, veillera à effectuer un roulement entre les différents services, etc. Un gain de temps qui n’est pas négligeable lorsque l’on connait le nombre d’heure passées sur la création et la modification du planning de la clinique.
Du côté salarié, mettre en place un logiciel RH permet paradoxalement de fluidifier la communication au sein de l’équipe et responsabilise l’ensemble des membres de la clinique. Sur son portail personnalisé, chacun des salariés pourra en effet : suivre son planning, ses heures d’entrée et sortie, émettre des demandes de jours de congés, repos, etc.
N’est-ce pas la bonne solution pour les membres les plus introvertis qui n’oseront pas forcément soumettre leur demande de vive-voix ? Avoir une vue d’ensemble sur l’activité et le planning de la structure, permet également de responsabiliser l’équipe et de comprendre pourquoi une journée de repos ne leur est pas accordé ou de leur propre chef revoir leur demande en constatant l’activité de l’équipe. Responsabiliser, informer et impliquer son équipe de travail, ne peut qu’être bénéfique à l’ambiance générale de la clinique et de ce fait, sur son bon fonctionnement.
Plusieurs types de logiciels existent, interne ou externes à vos serveurs, via un cloud, via une application, etc. Certains SIRH proposent une assistance lors de l’installation et de la programmation du logiciel. Le tout étant ici d’analyser en amont les besoins de la clinique, les attentes et les objectifs attendus du SIRH, il conviendra d’analyser le mode de fonctionnement actuel de la clinique afin de choisir l’outil qui correspondra au mieux à votre structure, sa taille, son activité, ses objectifs et son fonctionnement.
La mise en place et la programmation du logiciel demandera une implication réelle de la part de la personne en charge du projet dans les premiers temps. En effet, un travail conséquent est à réaliser lors de l’intégration de l’ensemble des informations générales et des paramètres croisés pour chaque salarié, afin d’optimiser au mieux le logiciel par la suite et sur du long terme.
Cet investissement financier et temps passé à l’installation du logiciel sont à mettre en parallèle avec le temps que vous consacrez et au coût d’une personne dédiée à l’établissement du planning chaque mois. L’équation se stabilise rapidement et le logiciel permettra sur la durée une réelle économie et un meilleur équilibre au sein de la clinique.
Selon les SIRH, une aide financière peut être apportée par l’OPCO (Organisme Financeur) pour la formation, voir l’installation et la programmation. Il conviendra de vous renseigner auprès de votre OPCO.
Dr. Roucayrol, à Toulouse, a intégré depuis quelques mois maintenant, un SIRH au sein de sa clinique. Il nous témoignage sa satisfaction du logiciel « Factorial » par le gain de temps apporté au fil des mois et le retour positif de ses salariés qui ont très bien accueilli ce nouvel outil et y ont trouvé un réel intérêt.
Dr. Roucayrol : Devant le constat de passer en moyenne 2 à 3 heures par semaine à gérer tout l’aspect RH de la clinique (gestion des plannings, congés, absences diverses, transmission avec le cabinet comptable de toutes ces données, communication entre les collaborateurs sur ces aspects) j’ai choisi d’utiliser un logiciel SIRH. Résultat : le temps passé à ces taches représente maintenant environ 30 minutes par semaine. L’expérience est pour moi concluante.
Pour conclure cet article, 3 points restent primordiaux dans l’intégration d’un SIRH au sein de votre structure :
- L’analyse des besoins, des caractéristiques et du mode de fonctionnement de la clinique sont une des premières étapes, qui vous permettra de mieux cibler vos objectifs et attentes d’un SIRH.
- Se renseigner et essayer (en version d’essai gratuite) plusieurs SIRH et plusieurs types de logiciel afin de sélectionner celui qui correspondra au mieux à vos besoins, à votre entreprise et à votre équipe et qui donc sera une solution viable dans le temps.
- L’intégration et la responsabilisation des salariés avec l’arrivée d’un logiciel RH. Etablir les objectifs collectivement, exprimer les attentes de chacun et informer sur ce nouveau mode de fonctionnement est essentiel pour le bon déroulement de la mise en place du SIRH.
Si vous souhaitez bénéficier d’un apport sur la veille concurrentiel, l’analyse de vos besoins, la mise en place d’un plan d’action pour intégrer un SIRH au sein de votre Clinique Vétérinaire, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire en bas de page. Nous serons ravis de contribuer à l’optimisation de votre fonctionnement RH !